Для обеспечения достоверности бухгалтерского учета и отчетности предприятие обязано проводить инвентаризацию материальных ценностей. Количество инвентаризаций, их даты устанавливаются предприятием, кроме случаев, когда она обязательна (передача имущества в аренду, смена материально ответственных лиц, после стихийного бедствия или хищения).
Инвентаризация производится инвентаризационной комиссией, назначаемой приказом руководителя предприятия, в присутствии материально ответственного лица и всех членов комиссии. В процессе инвентаризации все материальные ценности пересчитываются и записываются винвентаризационные описи. Затем бухгалтерия в ведомостях проставляет цены и подсчитывает остатки. На выявленные расхождения в остатках составляются сличительные ведомости. Инвентаризационная комиссия получает объяснения по расхождениям и формулирует свои рекомендации о порядке их регулирования. Принятые решения утверждаются руководителем предприятия и отражаются в бухгалтерском учете.
Порядок отражения в учете результатов инвентаризации установлен Законом о бухгалтерском учете, Положением о бухгалтерском учете и отчетности РФ, Инструкциями к плану счетов, методологическими указаниями. При наличии излишков и недостаточности материальных ценностей предприятие может произвести их взаимный зачет, если они возникли по одному и тому же наименованию материалов (например, краске), за один и тот же инвентаризационный период и у одного и того же материально ответственного лица. В этом случае недостача краски одного цвета может быть списана за счет излишка краски другого цвета. В остальных случаях излишки приходуются (Д 10 — К 99 — рассматривается как дополнительная прибыль отчетного периода). На сумму недостач учитываются проводки Д 94 — К 10. По дебету счета 94 учитываются все суммы недостач, а по кредиту проводится их списание за счет источников возмещения материального ущерба. Выявленные недостачи, включая НДС, в пределах норм естественной убыли списываются распоряжением руководителя предприятия на издержки производства (Д 25, 26 — К 94). Недостачи сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц (Д 73.2 — К 94). Взыскание недостач с виновных лиц производится в оценке по розничным ценам. Если розничные цены на какой-либо материал отсутствуют, взыскание недостач производится по балансовой стоимости, увеличенной на установленный повышающий коэффициент.
Пример.
- Выявлена недостача материалов по вине кладовщика:
-фактическая стоимость Д 94 — К 10 2000 руб.
-НДС по выявленной недостаче Д 94 — К 19 360 руб.
- Списывается недостача на материально-ответственное лицо:
-балансовая стоимость недостачи Д 98 — К 94 2000 руб.
-стоимость по розничным ценам Д 73.2 — К 98 2600 руб.
-НДС Д 73.2 — К 94 360 руб.
- Поступило в кассу от виновника
Д 50 — К 73.2 2960 руб.
- Списана разница по дооценке
недостачи до розничных цен
(рассматривается как доход) Д 98 — К 99 600 руб.
При отсутствии виновника или отказе суда во взыскании материального ущерба недостача списывается на финансовые результаты организации (за счет прибыли)(Д 99 — К 94). НДС на суммы таких недостач подлежат восстановлению (Д 19 — К 68). Затем суммы НДС списываются за счет прибыли предприятия (Д 99 — К 19) и вносятся в бюджет (Д 68 — К 51).